|
بسم الله الرحمن الرحيم الحمدلله والصلاة والسلام على رسول الله امابعد ، فقرائة صفحتين قد تغنيك عن حيرة ساعات ، لذا كن صبورا بعض الشيء حتى تقرأ هذه الملاحظات . كما انصح بطباعة هذه الورقة ، لان ذلك قد يؤمن لك تركيز اكبر . 1 . اذا فتحت برنامج اكسل اذهب الى ادوات ومنها الى خيارات ومنها الى حساب وتأكد بأن الحساب التلقائى بجانبه اشارة ، اذا لم يكن ضعها واختر موافق. 2 . ان التاريخ 1904 ليس بجانبه اشارة . كما هو موضح بالشكل التالى:
|
|
|
|
|
|
ولايجب القيام بهذه العملية عند كل مرة تفتح فيها ملف اكسل حيث يكفي القيام بها مره واحده فقط لتنطبق على جميع الملفات . كما انه من المفضل ان تنسخ جميع الملفات التي التى تحتاجها من هذا القرص الى جهازك ومن ثم تفتح كل ملف وتتعامل معه ، واهم هذه الملفات هو ملف الملاحظات هذا . 3 . ان يكون التاريخ بالجهاز صحيح ، حتى الساعة يجب ان تكون صحيحة بدقة وهل هي am او pm ، واذا لم تكن صحيحه قم بتصحيحها من لوحة التحكم . 4 . افضل وسيلة للتنقل بين الخلايا هي استخدام الاسهم ، خصوصا عند تعبئة الجداول بالمعلومات ، لان التنقل باستخدام الاسهم مثل استخدام المفتاح Enter ولكن بالاتجاه الذي ترغب به . 5 . إذا رغبت في طباعة جزء من جدول قم بأحد الخطوات التالية :
|
|
ظلل الجزء المراد طباعته ثم إذهب الى ملف ومنه الى طباعه و اختار طباعة التحديد ، او إذهب الى ملف ومنه الى طباعة ومنه حدد الصفحة او الصفحات التي تريد طباعتها ، وإن كنت لاتعرف تسلسلها إذهب الى معاينه واستعرض الملف لتعرف رقم الصفحة المطلوب طباعتها . لماذا كل هذا الشرح عن الطباعة وبالأمكان الضغط على صورة الطابعة التي بشريط الادوات لطباعة الملف ، لأن الضغط على تلك الصورة سوف يطبع الملف بأكملة ، الصفحات التى تحتاج طباعتها و الصفحات التى لاتحتاج طباعتها .
|
|
تلك كانت ملاحظات عامه لجميع الملفات . والآن نأتي لكل ملف على حدة : أ - ملف الجوازات واضح الاستخدام ولايحتاج لكثير شرح ، وهو يحتوي على ورقتين : الاولى ( الوجه الاول للاستمارة ) ، والثانية ( الوجه الثاني للاستمارة ) . ب - ملف الكهرباء واضح الاستخدام ولايحتاج لكثير تفصيل ، فهو يساعدك في معرفة مبلغ الفاتوره وهل المبلغ صحيح ام لأ . ج - اما بالنسبة لملف نهاية الخدمة والتأمينات : الملاحظات التي تخصه بداخله . د - ملف استهلاكات الاصول : الملاحظات التي تخصه بداخله . هـ - ملف تجديد الهويات : الملاحظات التي تخصه بداخله . و - أما بالنسبة لكلمة السر : كلمة السر لفتح الملفات المحمية بكلمة دخول هي : 1424 وهذه تتيح فقط قرآءة الملفات دون اجراء تعديل عليها واذا اجرى تعديل لايستطيع ان يحفظه ، الا ان يحفظه باسم آخر غير اسم الملف المفتوح ، بالتالي لايستطيع إجراء اي تغيير على الملف . و مثل هذا النوع من كلمة السر يحتاجها المدير العام او مساعديه ، للاطلاع فقط دون إجراء اي تعديلات .
|
|
كلمة السر لإدخال البيانات هي : 1425 وهي الكلمة التي يحتاجها المحاسب او من يقوم مقامه لإدخال البيانات وإجراء التعديلات ، ولكن عليه استخدام كلمة السر الاولى اولا وهي 1424 ومن ثم ستظهر له لوحة ثانية تطالبة بإدخال كلمة المرور ( السر) الثانية ، اذا كان يريد إجراء تعديلات على الملف او يدخل بيانات جديدة . اما إذا كان يريد فقط الاطلاع على الملف دون إجراء تعديلات فيدخل كلمة السر الاولى ويختار للقرأة فقط .
|
|
وإذا اردت تغيير كلمة السر وكنت تستخدم إكسل xp ، افتح الملف ثم اذهب الى ادوات ومنها الى خيارات ومنها الى أمان ، وهناك تستطيع ان تغير احدى الكلمتين او كلاهما ، ثم اختار حفظ ، وسوف تظهر لك رسالة تقول هناك ملف بنفس الاسم ( هل تريد استبداله ) اختر موافق ، كما هو موضح بالشكل التالي : |
|
|
|
|
|
أما إذا كنت تستخدم إكسل 2000 أو 97 ، من القائمة ملف إختار حفظ بإسم وسوف تظهر لك شاشة مستطيلة من داخلها إضغط على ادوات ( وليس ادوات التي بالقائمة الرئيسية ) واختار خيارات عامه ، ومن هناك تستطيع تغيير احدى كلمتي السر او كلاهما ،ثم اختر موافق ، ثم اختار حفظ ، وسوف تظهر لك رسالة تقول هناك ملف بنفس الاسم ( هل تريد استبداله ) اختر موافق ، كما هو موضح بالشكل التالي : |
|
|
|
|
|
ولكن إحذر يجب ان تغير كلمة السر في كل ملف على حدة ، وهناك برامج يمكنها ان تفتح كلمة السر لهذه الملفات ولأي ملفات آخرى من ملفات برامج ( ميكروسوفت أوفيس ) ، ولكن الحافظ ربك . وختاما كان لانشاء كل ملف من هذه الملفات قصة ، تسببت في إنشائه ، ووجدت من المفيد ان اجمعها على قرص واحد ، للفائدة . مع خالص التحية 15 / رمضان / 1424 هـ .
|
